Im Home Office zu Arbeiten ist für uns seit vielen Jahren Normalität. In den momentanen Corona-Zeiten ist dies aber für viele eine neue und damit ungewohnte Erfahrung. Vor allem, wenn man die Entscheidung nicht selber treffen konnte, sondern der Arbeitgeber diese gefällt hat. Daher möchten wir einige Tipps und Empfehlungen aus den eigenen Erfahrungen geben, auf was man dabei achten sollte.

Home Office und privaten Bereich möglichst trennen

Optimal ist es natürlich, wenn man für sein Home Office einen eigenen Raum hat, der möglichst für nichts anderes genutzt wird. Dann kann man die Tür zumachen und signalisiert so "Ich bin jetzt am Arbeiten, bitte nicht stören". Ist das nicht möglich, sollte der Arbeitsplatz möglichst in einem Zimmer eingerichtet werden, das tagsüber nicht benutzt wird. In der Regel ist das Schlafzimmer dafür am besten geeignet. Wenn man hier einen Schreibtisch, einen Stuhl und seinen PC aufbauen kann ist das schon mal eine gute Basis. Wichtig ist auch, klare Absprachen mit den eventuell jetzt ebenfalls dauerhaft anwesenden Familienmitgliedern zu treffen, damit diese nicht dauernd die Arbeit unterbrechen weil man doch "da ist".  Eine solche Regelung kann z.B. darin bestehen, dass bei geschlossener Tür nur in dringenden Fällen jemand hereinkommt. Hängt gar ein "Bitte nicht stören"-Schild an der Tür, ist der Eintritt tabu. Bei offener Tür darf man jederzeit reinkommen. Auch die Frage, was geschieht, wenn man Überstunden machen muss, sollte besprochen werden. Solche Regeln helfen gerade in der Anfangszeit, im Home Office möglichst störungsfrei und effektiv zu arbeiten.

Gute Hardware ist die Basis für gute Arbeit

Zur "Hardware" gehört zunächst einmal ein ordentlicher PC. Wenn man am Arbeitsplatz einen leistungsstarken Desktop-Rechner mit großem Monitor zum Arbeiten hatte, sollte eine vergleichbare Ausstattung auch im Home Office vorhanden sein. Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter mit einem Notebook mit Mäusekino als Display ohne externen Monitor, Tastatur und Maus nach Hause schicken, sollten sich nicht wundern, wenn die Produktivität leidet. Ein ordentliches Headset und eine Webcam sind praktisch unverzichtbar, wenn man mit Kollegen eine Videokonferenz abhalten will. Oft haben wir bei Kunden erlebt, dass solche Sitzungen mit dem Notebook, der eingebauten Kamera und dem integrierten Mikrofon und Lautsprecher durchgeführt werden. Die Videoqualität ist meistens ausreichend, aber der Sound fast immer eine Katastrophe. Und spätestens wenn der Lüfter des Notebooks anspringt und es sich anhört, als würde im Zimmer des Gegenübers ein Staubsauger auf vollen Touren laufen, ist ein produktiver Austausch nur noch schwer möglich.  Ein Schreibtisch und ein hochwertiger Bürostuhl sollten auch selbstverständlich sein. Wer auf dem Sofa sitzend am Couchtisch arbeitet wird sehr schnell merken, dass dies keine besonders ergonomische Haltung ist. Nackenschmerzen, Verspannungen, Rückenschmerzen sind schnell die Folge und beeinträchtigen die Arbeitsleistung nachhaltig.

Softwareunterstützung für die Heimarbeit

Will man auf das Netzwerk seines Arbeitgebers zugreifen, braucht es unbedingt ein VPN. Wir gehen mal davon aus, dass der Arbeitgeber das eingerichtet und einen Client auf dem Rechner für das Home Office installiert hat. Für ein flüssiges Arbeiten sollte man möglichst einen VDSL-Anschluss mit 25/5 MBit besitzen. Langsamere Anschlüsse, die es immer noch häufig gibt, z.B. DSL mit 16/2 MBit pro Sekunde sind problematisch.

Im Home Office fehlt natürlich der direkte Kontakt mit den Kollegen. Das Telefon und die E-Mail alleine sind da kein ausreichender Ersatz. Sehr bewährt hat sich die Nutzung eines Chatprogramms. Damit kann man zwischendurch schnell mal eine Anfrage stelle und auch ein kurzer privater Plausch sind möglich. Im Gegensatz zum Telefongespräch ist die Kommunikation hier asynchron. Man muss nicht sofort antworten, wenn man dadurch gerade in der Arbeit unterbrochen würde. Haben beide Zeit ist es fast wie ein normales Gespräch - abhängig davon, wie schnell man tippen kann. Welche Chatsoftware man einsetzt hängt in der Regel vom Arbeitgeber ab. Wir benutzen ein selbst gehosteten Jabber-Server, aber es gibt natürlich auch zahlreiche kommerzielle Alternativen, bei denen man keine eigene Software hosten muss. Für Videokonferenzen gibt es ebenfalls zahlreiche Anbieter, wie Skype, Microsoft Teams oder - das datenschutzrechtlich bedenkliche - Zoom. Will oder muss man ab und zu auch direkt auf einen entfernten Rechner zugreifen, leistet eine Fernwartungssoftware gute Dienste, zu den führenden Anbietern gehört Teamviewer, der gute Leistung bietet, aber nicht gerade preiswert ist.

Bitte nicht Ablenken

Alles was für Ablenkung sorgt, sollte möglichst aus dem direkten Umfeld des Home Office-Arbeitsplatzes verbannt werden. D.h. kein Fernseher, keine Spielekonsole, keine Hobby-Bücher oder Zeitschriften. Etwas Dekoration ist natürlich erlaubt. Eine hübsche Zimmerpflanze erfreut das Auge und ist garantiert ganztägig muchsmäuschenstill. Auch das private Telefon ist während der Arbeitszeit möglichst tabu. Ein Anrufbeantworter ist hier eine gute Unterstützung. Schließlich ist man ja tagsüber auch nicht erreichbar, wenn man im Büro arbeitet. Wer von seinem Arbeitgeber kein Diensthandy zur Verfügung gestellt bekommt - ja, sowas gibt es - der sollte bei seinem Telefonanbieter eine zusätzliche Rufnummer beantragen. Das kostet in der Regel nichts und die Nummer steht schnell zur Verfügung. Das ist dann ab sofort die "Dienstnummer". Nur hier sind Anrufe vom Chef oder von Kollegen tagsüber möglich. Das Telefon im Büro lässt man dann auf diese Nummer umleiten. Auch wenn das Home Office irgendwann mal endet, kann man die Nummer behalten - sie kostet ja nichts. Und vielleicht sind alle auf den Geschmack gekommen (der Chef und man selbst) und es gibt künftig regelmäßige Home Office-Tage.

Feste Strukuren und Rituale erleichtern die Selbstdisziplinierung

Für viele ist es eine der größten Probleme im Home Office, dass man der Versuchung erliegt zwischendurch "schnell mal" private Dinge zu erledigen. Oder den Beginn (oder auch das Ende) des Arbeitstages "flexibel" zu handhaben. Das sollte man vor allem in der Anfangsphase vermeiden. Bewährt hat sich, den Arbeitstag - so wie im Büro - zu einer bestimmten Uhrzeit zu beginnen. Wer also bisher um 8 Uhr im Büro war, sollte um diese Zeit auch sein Home Office betreten. Und ab jetzt gibt es bis zum Feierabend - den man genauso konsequent einhält wie den Arbeitsbeginn - keine privaten Unterbrechungen mehr, abgesehen von regelmäßigen Pausen.

Eine To-Do-Liste kann helfen, den Arbeitstag zu strukturieren. Das ist nicht nur im Home Office sinnvoll, hier aber noch wichtiger. Wahrscheinlich hat man im Büro bestimmte Arbeitsabläufe eingeübt, z.B. morgens als erstes die E-Mails bearbeiten, danach Kunden anrufen, anschließend Berichte schreiben usw. Diese Abläufe behält man auch im Home Office bei - so exakt wie möglich.

Da die Unterbrechungen durch Kollegen oder Vorgesetzte, die plötzlich ins Büro reinschneien, im Home Office entfallen, fällt unter Umständen auch eine Gelegenheit, mal kurz die Arbeit zu unterbrechen, weg. Wichtig ist daher, dass man sich selber solche Unterbrecher setzt. Hilfreich ist z.B. ein Timer, der einen alle 30 Minuten erinnert, mal kurz aufzustehen und ein paar Schritte zu gehen oder ein paar Lockerungsübungen zu machen. Der Timer unterbricht einen nicht nachhaltig wenn man jetzt unbedingt noch was zu Ende bringen will. Apropos "ein paar Schritte gehen". Ein wichtiges Accessoire, das in keinem Büro fehlen darf, gehört auf keinen Fall ins Arbeitszimmer: Die Kaffeemaschine. Die bleibt unbedingt in der Küche. So sorgt der Kaffeedurst automatisch für etwas zusätzliche Bewegung. Und noch eine Gelegenheit gibt es, sich zu bewegen: Bei jedem Telefonat aufstehen und durchs Zimmer gehen. Das geht am besten mit einem schnurlosen Telefon und natürlich auch nur, wenn man während des Telefonierens nicht irgendwas am PC machen muss. Diese Tipps kann man übrigens oft auch prima im Büro umsetzen.

Zu den festen Tagesstrukturen gehört auch die MIttagspause. Für die sollte man sich unbedingt Zeit nehmen. Egal ob man ausgiebig isst - so wie in der Kantine - oder nur einen kleinen Snack zu sich nimmt, soviel Zeit muss sein.

Jetzt ist Feierabend!

Im Home Office ist der Feierabend anders als im Büro, denn man ist ja den ganzen Tag "zu Hause" und das ändert sich nach Feierabend nicht. Daher sollte man sich angewöhnen, den Feierabend ebenso zu handhaben wie im Büro. Wenn die Arbeitszeit rum ist und keine Überstunden notwendig (bzw. angeordnet) sind, wird der PC runtergefahren. Das Diensttelefon beantwortet jetzt ausschließlich der (dafür extra eingerichtete) Anrufbeantworter. Die Tür zum Home Office wird geschlossen - das geht am einfachsten wenn man das in einem eigenen Raum hat, ansonsten hilft ein "Büro geschlossen"-Schild auf dem Schreibtisch als mentale Unterstützung. Und so bleibt das Home Office bis zum nächsten Arbeitstag zu. Ach ja, Arbeitstage sind auch weiterhin nur die Tage, die man auch im richtigen Büro verbringen würde, d.h. samstags und an Sonn- und Feiertagen bleibt das Home Office geschlossen!

So, wir hoffen, wir konnten einige hilfreiche Tipps geben, wie man mit der unvermittelt eingetretenen Situation des Arbeitens im Home Office leichter klar kommt.

Bleiben Sie gesund!

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